先日、政府が民間企業や官民の取引の契約書は必ずしも押印（ハンコ）が必要ではないと初めて明確に示しました。
新型コロナウイルスの影響により、在宅でリモート業務をしている人にとっては、押印が不要、つまりデジタルハンコで良くなったことにメリットしかないように感じますよね。
これを機にデジタルハンコの導入を考えている人にとっては、実際にメリットとデメリットを理解しておく必要があります。
まず、ハンコのデジタル化により取引先に訪問し契約書を交わす必要がなくなります。
また、メリットとしては、先ほどの訪問が不要になること、ペーパーレスにもなるのでコピー機の費用や印刷紙の費用などのコストがなくなります。
デメリットとしては、セキュリティ面です。自作したデジタルハンコの場合では、自作したデジタルハンコの画像が外部に漏れてしまうと不正使用の危険があります。
ハンコのデジタル化と簡単に言っても、どう業務が変わるのか、メリット・デメリットには様々なポイントがあります。
そこで、この記事ではポイントとなる
・ハンコのデジタル化で日々の業務がどう変わる?
・デジタルハンコのメリットとデメリットは?
について解説します。
ハンコのデジタル化で日々の業務がどう変わる?
政府により、取引の契約書への押印が必ずしも必要でないという見解が示されたことにより、もしハンコをデジタル化した場合に日々の業務はどう変わるのか説明します。
契約書を取引先と交わす際に訪問する必要がなく、メールなどのオンライン上のやり取りで完了できます。
また、オンライン上でのやり取りができるので、紙に印刷する必要がないので、コピー機の費用や印刷紙の費用がかからないので、コストを削減できます。
そのほかにも、デジタルハンコを導入すれば、社内の書類もデジタルハンコを使えるので、書類の回覧や押印してもらうために動き回る必要もなくなります。
取引先への訪問や押印をもらうための時間が削減できるので、空いた時間を他の業務に回したり、残業時間の減少につながります。
ハンコのデジタル化をすると業務がガラッと変わるということです。
デジタルハンコのメリット・デメリット
デジタルハンコのメリット
・取引先への訪問や社内で動き回る必要がない
デジタルハンコを導入することにより、契約書の押印のための取引先への訪問や社内で動き回る必要がなくなります。
オンライン上で完結するので、日々のスケジュールに追われることもなくなります。
・コスト削減
デジタルハンコがあれば、文書をわざわざ印刷する必要がないので、コピー機や印刷紙のコストが削減できます。
また、先ほどのメリットでもある取引先への訪問の必要もないので、移動にかかるコストも削減できます。
紙で保管している書類をパソコン上のデータに変更すれば、かなり多くのコストが削減できます。
・ハンコを紛失するリスクが減る
通常のハンコは、銀行や取引先などの社外へ持ち出す必要のある場合もありますが、デジタルハンコなら社外に持ち出す頻度がぐっと下がるので、ハンコを紛失するリスクが減ります。
また、ハンコを管理している担当者が不在の場合には、使用できないという場合もありますが、デジタルハンコなら誰もがいつでも使用できます。
担当者が在社しているかどうかを気にする必要がないので、ストレスを感じず業務に集中できます。
デジタルハンコのデメリット
・セキュリティ面の不安
デジタルハンコは画像データとして管理する場合が多いです。
パソコンのセキュリティが万全ならば問題ないかもしれませんが、いつウイルスに侵されるかわかりません。
ウイルスなど様々な原因によってデジタルハンコのデータが持ち出され、不正使用される危険があります。
・導入コスト
デジタルハンコを自作する場合は導入コストの面では問題ありませんが、専門の会社に頼んで作成してもらうとなると導入コストがかかってきます。
コストはかかってしまいますが、セキュリティの面では安心できます。
まとめ
ハンコをデジタル化にした場合の業務の変化やメリット・デメリットについて解説しました。
今は新型コロナウイルスの影響により、リモート業務をしている人にとっては、契約書の押印のために出社する必要がなくなるので、メリットが非常に多いです。
デメリットであるセキュリティや導入コストを考えると迷うこともあるかと思いますが、メリットの面を考えれば、多少導入コストがかかってもデジタルハンコを導入しても良いのではないかなと思います。
この記事で紹介したメリットとデメリットをよく考えて導入を検討してみてはいかがでしょうか?